Poste de Secrétaire Assistant H/F - France Travail

Missions principales
Sous la responsabilité des géomètres-experts, vous assurez les tâches administratives nécessaires au fonctionnement quotidien du cabinet.

Accueil et gestion administrative
- Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs ;
- Accueil physique des clients et partenaires ;
- Gestion du courrier entrant et sortant ;
- Traitement et classement des documents administratifs ;
- Gestion et mise à jour des dossiers clients ;
- Organisation et suivi des rendez-vous et des agendas.
Suivi des dossiers
- Préparation et mise en forme de courriers et documents professionnels ;
- Constitution et suivi administratif des dossiers ;
- Relances auprès des clients et différents interlocuteurs ;
- Classement et archivage des dossiers ;
- Recherche et transmission d'informations nécessaires au suivi des affaires.
Facturation et suivi administratif
- Préparation et édition des factures ;
- Suivi des règlements et relances clients ;
- Transmission des éléments comptables au cabinet comptable ;
- Suivi des fournisseurs et des dépenses courantes ;
- Participation au suivi administratif général du cabinet.
- Assistance à l'équipe
Vous pourrez également être amené(e) à :
- préparer des documents et comptes rendus ;
- effectuer des recherches administratives ou réglementaires simples ;
- participer à l'amélioration des procédures internes ;
- contribuer à la dématérialisation et à l'organisation numérique des dossiers ;
- apporter une assistance ponctuelle aux géomètres-experts et aux collaborateurs.


Profil recherché
Nous recherchons avant tout une personne organisée, rigoureuse, autonome et à l'aise dans les relations humaines.
Une expérience dans le secrétariat administratif, la gestion de dossiers ou l'assistanat est souhaitée.
Une expérience dans le domaine de l'immobilier, du bâtiment, de l'urbanisme, du juridique ou au sein d'un cabinet professionnel serait appréciée, mais n'est pas indispensable.

Compétences recherchées
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) ;
- Bonne expression écrite et orale ;
- Capacité à rédiger et mettre en forme des courriers et documents ;
- Sens de l'organisation et gestion des priorités ;
- Rigueur dans le classement et le suivi des dossiers ;
- Aisance avec les outils informatiques et les environnements numériques ;
- Discrétion et respect de la confidentialité.

Qualités personnelles
Nous attachons une importance particulière aux qualités suivantes :
- sens de l'accueil et du contact ;
- autonomie ;
- organisation et rigueur ;
- polyvalence ;
- esprit d'équipe ;
- capacité d'adaptation ;
- discrétion et confidentialité ;
- capacité à prendre des initiatives.

Conditions proposées
- Poste basé à SAINT MALO
- CDI à temps partiel - 50 % ;
- Horaires à définir ensemble en fonction des besoins du cabinet et des disponibilités du candidat ;
- Environnement de travail professionnel et convivial ;
- Poste polyvalent permettant d'acquérir une bonne connaissance du fonctionnement d'un cabinet de géomètres-experts ;
- Rémunération selon expérience et profil.

Experience: 1 An(s) - Secrétariat/assistanat

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activité des géomètres

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Suivi des fournisseurs
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Word
• Pro-activité
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Capacité d’adaptation