Responsable Accueil et Réceptions - Mairie de Saint Malo H/F - Communes

47 528 habitants(au sein de la Communautéd'Agglomération du Pays de Saint-Maloregroupant près de 80 000 habitants)Recrute pour sa Direction de la Communication et des Relations InternationalesLe Responsable Accueil et Réceptions encadre l'équipe qui assure les missions de d'accueil téléphonique de la commune, d'accueil physique de l'Hôtel de Ville, et d'organisation des réceptions de la commune.Missions susceptibles d'évoluer selon le projet de service.Management- Manager l'équipe permanente : animation de l'équipe, suivi des formations, évaluation du personnel- Recruter et encadrer l'équipe des réceptions et les "extras" (renforts ponctuels)- Superviser le personnel de réception des prestatairesOrganisation du service- Organiser le planning de travail du service et des agents (annuel / mensuel / hebdomadaire)- Mettre en place un suivi de qualité de service et les procédures adaptées (règles d'accueil, d'hygiène, de sécurité, RSE, etc.)- Réaliser le suivi des réceptions, l'organisation matérielle (suivi des stocks, planification et optimisation des achats, suivi des commandes) et le bilan (mise en place et suivi de tableaux de bord)- Assurer une présence lors des réceptions servies par les traiteurs- Assurer et développer les relations avec les prestataires- Polyvalence et renfort sur les missions d'accueil physique et standard, selon les besoins des planningsGestion administrative et financière- Gérer et suivre les procédures de consultations et de marchés publics (rédaction des cahiers des charges, de prestation)- Superviser les opérations administratives et financières en lien avec le service administratif de la direction- Participer à la préparation du budget de la DCRI- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire du service dans une logique d'économie de moyensMadame Marie SCHANTÉResponsable du service Emplois, Compétences et Accompagnement des ParcoursDirection des Richesses Humaines- Temps de travail le week-end, les jours fériés, en soirée

- Bac à Bac +2- Formation : Accueil / réceptions / organisation d'événements / management d'équipes- Expérience sur un poste similaire souhaitée- Permis B obligatoire- Compétences managériales- Connaissance de l'organisation d'un évènement, gestion de stock, achats (circuits courts, RSE)- Connaissance des règles d'hygiène, de sécurité- Maitrise des techniques de filtrage et transmission d'appels- Connaissances en comptabilité- Connaissance de l'environnement territorial- Qualités rédactionnelles- Connaissance des principes de la commande publique- Maitrise des outils de bureautique et logiciels professionnels- Initiative et sens de l'organisation- Disponibilité- Bonne présentation- Qualités relationnelles, adaptabilité aux différents publics- Discrétion- Sens du service public

• Sens du relationnel
• Organisation d'événements
• Gestion des stocks
• Pro-activité
• Rédaction du cahier des charges
• Permanence téléphonique
• Management d'équipe
• Normes d'hygiène
• Sens de l’organisation