Assistant Administratif - Accueil H/F - Service Public

Service : Accueil

Rattachement hiérarchique : Responsable du site Mission accueil

Effectif du service : 6 personnes

- Descriptif général du poste :

L'assistant administratif accueil (H/F) assure l'accueil et le suivi administratif des activités de formation et d'hébergement. Il coordonne l'organisation des séjours, la gestion des réservations et le suivi administratif et financier des dossiers, en lien avec les différents services, afin de garantir la qualité d'accueil et le bon déroulement des formations et séjours.

- Activités :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers

- Traiter les demandes de stages et de séjours : vérifier les disponibilités, établir les devis et factures

- Gérer les réservations, les plannings et le suivi administratif des formations

- Assurer les encaissements et le suivi des paiements

- Coordonner l'organisation des séjours et la circulation des informations entre les équipes

- Veiller à la qualité du service, à la gestion des urgences et au bon déroulement des séjours

Expérience souhaitée de 2 ans.

Les savoirs:

- Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative
- Connaissance des procédures de réservation, facturation et encaissement
- Connaissance des règles de communication et de coordination entre services

Les savoir-faire:

- Accueillir, informer et orienter les usagers avec professionnalisme
- Gérer les réservations, les plannings et le suivi administratif des dossiers
- Établir des devis, factures et assurer le suivi des règlements
- Organiser et coordonner les séjours en lien avec les différents interlocuteurs

Les savoir-être:

- Sens du service et de l'accueil
- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et capacité à gérer les urgences
- Bon relationnel et esprit d'équipe

• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques